De medewerker kwam weer werken — maar kon nergens inloggen

Een medewerker van een klein servicebedrijf zou na een periode van ziekte een beperkt deel van het administratieve werk hervatten. De leidinggevende en medewerker hadden afgesproken welke taak centraal stond en hoe die binnen het actuele advies van de bedrijfsarts zou worden uitgevoerd. Tijdens de afwezigheid was het bedrijf overgestapt op een nieuw planningssysteem. Het persoonlijke account van de medewerker was uit veiligheid tijdelijk uitgeschakeld. Die maatregelen waren op zichzelf begrijpelijk, maar niemand had gecontroleerd wat voor de terugkeer nodig was. Op de eerste ochtend werkte de toegangspas wel, maar het inloggen niet. De vaste ICT-contactpersoon was pas later beschikbaar. Een collega liet vluchtig zijn eigen scherm zien, maar moest daarna verder met klanten. De medewerker ging naar huis met het gevoel vooral in de weg te hebben gezeten.

De terugkeer was voorbereid als gesprek en roosterafspraak. De praktische route van binnenkomen naar daadwerkelijk een taak uitvoeren was niet nagelopen. De leidinggevende hoorde dat de ochtend moeizaam was verlopen en vroeg zich af of de afgesproken stap te groot was geweest. De medewerker twijfelde vooral of hij het nieuwe systeem wel kon leren. Maar zolang toegang en uitleg ontbraken, gaf deze ochtend geen helder beeld van de afgesproken werkzaamheden.

Dit betekent niet dat iedere moeilijkheid technisch is. Vragen over belastbaarheid blijven bij de bedrijfsarts. Eerst uitzoeken wat er feitelijk gebeurde, voorkomt dat een organisatorisch probleem onbedoeld een medisch oordeel wordt.

1. 1De eerste ochtend feitelijk reconstrueren.

   Samen noteerden zij wat wel en niet beschikbaar was: account, juiste toegangsrechten, korte uitleg en een bereikbaar aanspreekpunt. Er werden geen medische verklaringen gevraagd of vastgelegd.

2. 2Eén verantwoordelijke voor de praktische voorbereiding aanwijzen.

   De leidinggevende stemde met ICT af wanneer het persoonlijke account veilig hersteld kon worden. De medewerker ontving alleen de rechten die voor de afgesproken taak nodig waren. Wachtwoorden werden niet gedeeld en accounts van collega's niet gebruikt.

3. 3De afgesproken taak vooraf doorlopen.

   Met ICT controleerde de leidinggevende welke schermen en functies nodig waren. De medewerker controleerde, binnen de afgesproken werktijd, zijn eigen toegang. Een test met fictieve gegevens maakte zichtbaar dat één noodzakelijke functie nog ontbrak. Die werd hersteld.

4. 4Korte instructie in het werkmoment opnemen.

   Een collega reserveerde tijd om één relevante handeling rustig voor te doen. De instructie hoorde bij het afgesproken werkmoment; de medewerker hoefde zich niet thuis of buiten de afspraken door een volledige handleiding te werken. Het takenpakket en de omvang van de hervatting werden niet stilzwijgend uitgebreid.

5. 5De uitvoering afzonderlijk evalueren.

   Bij de volgende bespreking maakten zij onderscheid tussen ontbrekende voorzieningen, behoefte aan uitleg en vragen die naar de bedrijfsarts moesten. De praktische afspraken kregen een eigenaar en werden bij het bestaande re-integratieplan vastgelegd. De planning in deze casus is een voorbeeld, geen wettelijke standaardtermijn.

De leidinggevende verving een algemene vraag over hoe het was gegaan door concrete vragen over de uitvoering.

De medewerker hoefde niet te verklaren waarom een onvoorbereide ochtend was tegengevallen. Samen konden ze bekijken wat er nodig was om het afgesproken werk daadwerkelijk uit te voeren.

Bij het volgende werkmoment werkte de toegang. De medewerker kon met begeleiding de afgesproken handeling uitvoeren. Eén onderdeel van het nieuwe systeem vroeg meer uitleg dan verwacht en werd bij een volgend moment opnieuw doorgenomen. De werkgever had daarmee nog geen antwoord op de vraag wanneer volledige terugkeer mogelijk zou zijn. Wel werd de evaluatie bruikbaarder: het gesprek ging over uitgevoerd werk en concrete ondersteuningsvragen, in plaats van over wachten op ICT. Vragen over de uitvoerbaarheid binnen de belastbaarheid bleven bestemd voor de bedrijfsarts. Het oplossen van een accountprobleem was geen reden om automatisch meer uren of taken af te spreken.

• Bereid de hele route naar de taak voor. Een roosterplek is pas uitvoerbaar als de noodzakelijke toegang, middelen en ondersteuning beschikbaar zijn.
• Behandel een gewijzigd systeem als een instructievraag. Ervaring met het oude werk betekent niet automatisch bekendheid met nieuwe software.
• Scheid organisatorische obstakels van vragen over belastbaarheid. Beschrijf eerst wat er gebeurde en leg medische beoordelingsvragen bij de bedrijfsarts.

• Loop vóór de volgende terugkeer na welke persoonlijke toegang en middelen nodig zijn voor de afgesproken taak.
• Wijs iemand aan die openstaande praktische punten afhandelt en controleer of dat is gebeurd.
• Reserveer binnen de afgesproken werktijd korte uitleg over systemen die tijdens de afwezigheid zijn veranderd.
• Controleer de toegang met eigen accounts en fictieve testgegevens; deel geen wachtwoorden.
• Bespreek bij de evaluatie afzonderlijk wat technisch ontbrak, welke instructie nodig is en welke vraag naar de bedrijfsarts gaat.

• UWV — Samen werken aan re-integratie

  Werkgever en werknemer maken samen afspraken en passen deze zo nodig aan. De werkgever maakt gedeeltelijke hervatting en noodzakelijke werkplekaanpassingen mogelijk. De concrete toegangscontrole en instructie in dit verhaal zijn praktische casusafspraken, geen voorgeschreven ICT-checklist.

• Arboportaal — Verantwoordelijkheden van de werkgever en werknemers

  Pas waar nodig het werk, de werkplek en arbeidsmiddelen aan. Werkgever en werknemer bespreken de voortgang en stellen afspraken zo nodig bij, op basis van het bedrijfsartsadvies. Deze bron schrijft geen specifieke softwaretest of instructieduur voor.

Geraadpleegd op 26 oktober 2026