Het gesprek ging over verzuim — de medewerker hoorde een oordeel over zijn werk

Een leverancier van winkelinrichting heeft negentien medewerkers. Een medewerker behandelt bestellingen en legt leverinstructies vast. Na enkele korte ziekmeldingen is hij weer aan het werk. Zijn leidinggevende wil het terugkerende verzuim bespreken, maar heeft daar nog geen apart moment voor gepland. Het jaarlijkse functioneringsgesprek staat al in de agenda. De leidinggevende voegt ‘inzetbaarheid’ toe aan het formulier. Daarnaast wil zij twee orders bespreken die de medewerker zelf heeft afgehandeld en waarbij leverinstructies ontbraken. Die voorbeelden gaan over de uitvoering van het werk op dagen dat hij aanwezig was. Tijdens het gesprek begint zij met: “Je werk is meestal goed, maar door je ziekmeldingen weten we niet altijd wat we aan je hebben.” De medewerker vraagt of zijn functioneren nu onvoldoende wordt gevonden. De leidinggevende bedoelde iets anders: onverwachte afwezigheid vraagt om praktische afspraken. Toch zijn de onderwerpen in één zin aan elkaar gekoppeld.

Het woord ‘inzetbaarheid’ kreeg voor beiden een andere betekenis. De leidinggevende bedoelde de organisatie van werk bij afwezigheid. De medewerker hoorde een oordeel over zijn motivatie en betrouwbaarheid. De twee voorbeelden over orders raakten daardoor op de achtergrond. Ziekmeldingen vertellen op zichzelf niet hoe zorgvuldig iemand een order heeft verwerkt. Andersom verklaart een onvolledige order niet waarom iemand zich ziek meldt. Door die zaken te vermengen, werd het lastig om over beide onderwerpen een bruikbare afspraak te maken.

1. 1Zij herstelde eerst de ontstane verwarring.

   De leidinggevende zei dat haar formulering de ziekmeldingen aan een oordeel over inzet had gekoppeld. Dat was geen goede basis voor dit gesprek. Zij maakte duidelijk welke twee onderwerpen zij wel wilde bespreken, zonder van de medewerker te verlangen dat hij zijn ziekte verdedigde.

2. 2Zij gaf ieder onderwerp een eigen moment.

   Samen besloten zij het functioneringsgesprek voort te zetten met de vooraf bekende werkonderwerpen. Voor het terugkerende verzuim kwam een afzonderlijke uitnodiging met een helder doel. Deze keuze voor twee gesprekken was een praktische afspraak in deze casus, geen algemene wettelijke verplichting. Het hielp hen om vragen en afspraken bij het juiste onderwerp te houden.

3. 3Zij maakte de feedback op het werk concreet.

   Bij de twee orders bekeken zij welke leverinstructie ontbrak, welke werkwijze was afgesproken en welke uitleg nodig was. Zij toetsten ook of de gekozen voorbeelden een juist en volledig beeld gaven. Het aantal ziekmeldingen werd niet gebruikt om de kwaliteit van die orders te beoordelen. De medewerker kon op de werkvoorbeelden reageren.

4. 4Zij bereidde het verzuimgesprek anders voor.

   De leidinggevende zette alleen de noodzakelijke gegevens over de meldingen en relevante procesafspraken op een rij. Zij vulde geen oorzaak in en vroeg geen klachten of behandelinformatie. In het gesprek ging het om wat bij een melding organisatorisch duidelijk moest zijn, welk contact was afgesproken en of de bestaande werkwijze vragen opriep. Gezondheidsvragen hoorden bij de bedrijfsarts. De medewerker kreeg de contactroute, zonder zijn persoonlijke vragen aan haar te hoeven uitleggen.

5. 5Zij legde per onderwerp vast wat was afgesproken.

   Voor orderverwerking kwam er een concreet werkvoorbeeld bij de instructie, met een eigen evaluatie. Voor verzuimbegeleiding legden zij de noodzakelijke procesafspraken en het volgende contactmoment vast. Zij maakten geen extra kopieën van verzuimgegevens in het functioneringsverslag en noteerden geen medische informatie. Zij gebruikten de bestaande, daarvoor bestemde systemen en toegangsafspraken.

De medewerker kon daarna uitleggen dat hij de feedback op de orders wilde bespreken, maar de koppeling met zijn ziekmeldingen niet begreep. De leidinggevende hoefde haar concrete werkvoorbeelden niet in te trekken om die koppeling te herstellen.

In het vervolggesprek over de orders bleek één instructie voor meerdere uitleg vatbaar. Die werd verduidelijkt. Bij het andere voorbeeld erkende de medewerker dat de afgesproken controle niet was uitgevoerd. Zij spraken af enkele volgende orders op dat punt samen na te lopen. Het aparte verzuimgesprek kreeg een ander resultaat: beiden konden aangeven welke contactafspraken duidelijk waren en welke nog verduidelijking nodig hadden. Er werd geen verklaring voor de ziekmeldingen vastgesteld en de medewerker hoefde geen toezegging te doen dat hij niet opnieuw ziek zou worden. Tijdens de eerstvolgende evaluatie konden zij daardoor gericht bespreken of de orderinstructie en de procesafspraken werkten. Over toekomstig verzuim of herstel viel op dat moment niets te concluderen. De winst was vooral dat geen van beide onderwerpen nog als een verborgen oordeel over het andere werd ervaren.

1. Maak het gespreksdoel herkenbaar. Een onduidelijk verzamelwoord als ‘inzetbaarheid’ kan voor werkgever en medewerker iets anders betekenen.
2. Onderbouw feedback op uitgevoerd werk met concrete, controleerbare voorbeelden. Leid inzet, kwaliteit of een medische oorzaak niet af uit het aantal ziekmeldingen.
3. Geef ieder onderwerp passende afspraken en een eigen evaluatie. Zo blijft werkfeedback bespreekbaar en wordt verzuimbegeleiding geen medisch verhoor.

• Controleer de uitnodiging en agenda: is duidelijk welk gesprek je wilt voeren en waarom?
• Scheid concrete werkvoorbeelden van gegevens over ziekmeldingen; controleer de feiten en laat de medewerker reageren.
• Bereid voor het verzuimgesprek alleen noodzakelijke werk- en procesvragen voor en houd gezondheidsvragen bij de bedrijfsarts.
• Leg per onderwerp alleen de noodzakelijke afspraken vast en plan een passend evaluatiemoment.

• Autoriteit Persoonsgegevens — Regels voor werkgevers bij zieke werknemers

  Beperk informatie tot wat noodzakelijk is; vraag of registreer geen gegevens over aard en oorzaak van ziekte. De werkgever beoordeelt niet zelf de medische inzetbaarheid.

• Arboportaal — Richtlijnen werkgever en werknemer bij ziekteverzuim

  Een medewerker hoeft de werkgever niet te vertellen waardoor hij ziek is.

• Arboportaal — Bedrijfsarts

  Toegang tot onafhankelijke bedrijfsarts voor vragen over werk en gezondheid. De beschreven scheiding van gesprekken, werkvoorbeelden en evaluaties is een praktische keuze in deze fictieve casus, geen wettelijke standaardprocedure. Dit artikel geeft geen oordeel over beoordelingen, arbeidsrechtelijke maatregelen of individuele inzetbaarheid.

Geraadpleegd op 6 november 2026