De ziekmelding stond intern geregistreerd — maar de arbodienst had niets ontvangen

Een kleine producent van winkelverpakkingen heeft 22 medewerkers. Een medewerker van de orderverwerking meldt zich telefonisch ziek bij haar leidinggevende. Die bevestigt de melding en bespreekt wie een paar lopende klantafspraken overneemt. Ze spreken ook een volgend contactmoment af. Er worden geen klachten, diagnoses of behandelgegevens gevraagd of genoteerd. De leidinggevende registreert de ziekmelding diezelfde ochtend in de personeelsadministratie. De planning wordt aangepast. Voor het bedrijf lijkt de melding daarmee afgehandeld. De eigenaar denkt dat het administratiekantoor de informatie automatisch doorgeeft aan de arbodienst. Het administratiekantoor verwerkt echter alleen de salarisadministratie. Een koppeling met de arbodienst is niet ingericht. Niemand controleert of de arbodienst de melding daadwerkelijk heeft ontvangen. Bij een administratieve controle op de negende dag is de medewerker nog afwezig. De eigenaar kijkt in het werkgeversportaal van de arbodienst en ziet geen ziekmelding. De medewerker heeft haar deel wel gedaan; tussen de interne registratie en de arbodienst ontbreekt een stap.

De vraag was niet wie de telefoon moest opnemen of wie het contact met de medewerker zou onderhouden. Dat was geregeld. Het bedrijf had alleen niet vastgesteld wie de ziekmelding naar de arbodienst verstuurde en hoe zichtbaar werd dat die was aangekomen. Een registratie voor de planning of salarisadministratie is niet automatisch ook een melding aan de arbodienst. Een systeem kan zo’n overdracht ondersteunen, maar een veronderstelde koppeling is geen bevestigde ontvangst. Arboportaal en Ondernemersplein geven aan dat de werkgever de ziekmelding uiterlijk binnen één week na de eerste ziektedag aan de arbodienst of bedrijfsarts doorgeeft. Wachten omdat iemand vermoedelijk maar kort ziek zal zijn, is daarom geen goede standaardwerkwijze. De eerste melding is een andere stap dan later advies of begeleiding bij langer verzuim.

1. 1Hij controleerde wat al was gebeurd.

   De eigenaar vergeleek de interne registratie met de ontvangen meldingen in het arbodienstportaal. Hij controleerde ook de afspraken met het administratiekantoor. Dat maakte duidelijk dat niemand een verzonden melding kon aanwijzen. Hij vroeg de medewerker niet om zich opnieuw ziek te melden of om uit te leggen waarom zij nog niet terug was.

2. 2Hij herstelde de ontbrekende melding via de afgesproken route.

   De eigenaar nam contact op met de arbodienst, legde uit dat de melding niet was doorgegeven en stemde af hoe dit correct werd hersteld. De werkelijke eerste ziektedag bleef het uitgangspunt. Hij noteerde dat de melding later was doorgegeven en controleerde de ontvangst. Hij deed niet alsof de oorspronkelijke overdracht wel op tijd was gelukt.

3. 3Hij beperkte de informatie tot wat nodig was.

   Voor de melding gebruikte hij de noodzakelijke administratieve gegevens via de daarvoor bedoelde route. Er ging geen samenvatting van gesprekken over gezondheid mee. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens mag de werkgever bij deze overdracht alleen noodzakelijke gegevens doorgeven, geen gezondheidsgegevens die de medewerker eventueel zelf heeft verteld. Medische informatie hoort de medewerker waar nodig rechtstreeks met de arbodienst of bedrijfsarts te bespreken.

4. 4Hij maakte uitvoering en controle zichtbaar.

   De personeelsadministratie kreeg de taak om de eerste melding daadwerkelijk te verzenden. De leidinggevende controleerde vervolgens de bevestiging of status in het portaal. Zij controleerden ook welke meldafspraken golden in het contract met de arbodienst en welke eerdere meldmomenten mogelijk waren afgesproken. Het bedrijf koos ervoor nieuwe meldingen dezelfde werkdag af te handelen. Dat was de eigen werkwijze, geen nieuwe wettelijke termijn.

5. 5Hij hield de externe melding en het werkgeverscontact naast elkaar in beeld.

   De bestaande contactafspraak met de medewerker bleef staan. Een bevestiging uit het arbodienstportaal verving dat contact niet. Omgekeerd was een prettig telefoongesprek geen bewijs dat de arbodienstmelding was gedaan. Bij herstel zou het bedrijf ook de betermelding aan de arbodienst doorgeven. Bij een ontbrekende bevestiging zou voortaan direct worden nagegaan wat nodig was, in plaats van op een volgende salarisronde te wachten.

De eigenaar legde de medewerker kort uit dat de interne overdracht was hersteld en dat hun contactafspraak bleef gelden. Zij hoefde geen verantwoordelijkheid over te nemen voor een administratieve stap tussen werkgever en arbodienst.

De arbodienst bevestigde dat de melding was ontvangen, met de juiste eerste ziektedag. De personeelsadministratie en leidinggevende wisten voortaan welke handeling ieder uitvoerde en waar de bevestiging zichtbaar was. Bij een volgende interne controle bleek een melding nog op een conceptstatus te staan. Die was dus wel ingevoerd, maar nog niet verzonden. Door ook naar ontvangst te kijken, werd dat verschil opgemerkt. Het bedrijf paste de eigen controle daarop aan. Voor de medewerker veranderde hierdoor niet vanzelf haar mogelijkheid om te werken. Over herstel of de inhoud van een volgend advies werd niets geconcludeerd. De concrete verbetering was dat de administratieve route aantoonbaar was uitgevoerd en niet langer op aannames berustte. De eerdere vertraging verdween daarmee niet uit het verleden.

1. Controleer de bestemming van een registratie. Een vermelding in planning of salarisadministratie bewijst niet dat de arbodienst is geïnformeerd.
2. Maak verzenden én ontvangst onderdeel van de werkwijze. Spreek af wie meldt en hoe zichtbaar wordt dat die stap is afgerond.
3. Wacht niet op medische uitleg. Voor de werkgeversmelding gebruik je noodzakelijke meldgegevens; medische vragen horen bij de arbodienst of bedrijfsarts.

• Controleer bij recente ziekmeldingen of naast de interne registratie ook de ontvangst bij de arbodienst zichtbaar is.
• Zoek de meldroute en meldafspraken met de arbodienst op; geef de eerste melding uiterlijk binnen één week door en let op eventuele eerdere afspraken.
• Wijs aan wie de melding verzendt en wie een ontbrekende bevestiging opvolgt.
• Herstel een ontbrekende melding in overleg met de arbodienst, gebruik de werkelijke eerste ziektedag en vraag geen medische gegevens aan de medewerker.

• Arboportaal — Richtlijnen werkgever en werknemer bij ziekteverzuim

  De werkgever meldt de zieke werknemer uiterlijk binnen één week bij de arbodienst of bedrijfsarts.

• Ondernemersplein/RVO — Werknemer ziekmelden en betermelden

  De eerste ziekmelding gaat binnen één week na de eerste ziektedag naar de arbodienst of bedrijfsarts. Herstel wordt ook doorgegeven.

• Autoriteit Persoonsgegevens — Rol arbodienst of bedrijfsarts bij zieke werknemers

  De werkgever geeft bij de ziekmelding alleen noodzakelijke gegevens door en geen gezondheidsgegevens.

Geraadpleegd op 9 november 2026

Dit verhaal gaat over de eerste werkgeversmelding aan de arbodienst of bedrijfsarts. Andere meldingen, bijvoorbeeld bij UWV of een verzekeraar, hebben eigen voorwaarden en blijven hier buiten beschouwing. De portaalcontrole en taakverdeling zijn praktische keuzes in deze fictieve casus. Stem herstel van een te late melding af met de arbodienst; presenteer een latere melding niet als tijdige uitvoering.