Een zieke medewerker vroeg vakantie aan — zo hield de werkgever verlof en re-integratie uit elkaar

Een technische groothandel met 24 medewerkers heeft een inkoper, in dit verhaal “David”. Hij is vijf maanden ziek en werkt op advies van de bedrijfsarts drie keer per week twee uur aan rustige, afgebakende taken. De opbouw wordt iedere vier weken geëvalueerd. David vraagt tien vakantiedagen aan voor een reis naar Spanje die al vóór zijn ziekmelding was gepland. In die periode zouden twee aangepaste werkmomenten en één regulier voortgangsgesprek vallen. Zijn leidinggevende twijfelt. Hij wil de re-integratie niet onderbreken en vindt het lastig uit te leggen aan collega’s dat David wel op reis gaat, terwijl hij nog niet volledig werkt. In een eerste reactie schrijft hij: “Vakantie lijkt me nu niet passend. Als je kunt reizen, verwacht ik dat je ook verder kunt opbouwen.” David voelt zich daardoor beoordeeld en antwoordt dat hij geen medische discussie wil voeren. Het vakantieverzoek blijft liggen.

De werkgever behandelde het vakantieverzoek als bewijs over Davids belastbaarheid. Daardoor raakten drie verschillende vragen door elkaar: - mag David tijdens ziekte vakantie aanvragen; - hoe worden de dagen administratief verwerkt; - wat betekent de afwezigheid voor de lopende re-integratieafspraken? Een zieke werknemer houdt recht op vakantie en vraagt daarvoor toestemming aan de werkgever. Tijdens opgenomen vakantiedagen geldt volledig loon. Tegelijk blijven duidelijke afspraken nodig over geplande werkmomenten, begeleiding en het vervolg na terugkomst.

De HR-generalist vroeg de leidinggevende om de eerste reactie niet te verzenden. Eerst brachten zij het verzoek, de lopende afspraken en de administratieve gevolgen feitelijk in kaart.

1. 1Het vakantieverzoek als vakantieverzoek behandelen

   De werkgever controleerde de gewenste data, het aantal beschikbare vakantiedagen, de geldende verlofprocedure en eventuele afspraken in cao en arbeidsovereenkomst. De vraag of David meer kon werken werd niet gebruikt om het verzoek te beoordelen.

2. 2De gevolgen voor re-integratie praktisch bespreken

   Werkgever en David bekeken welke aangepaste werkmomenten, gesprekken en afspraken in de vakantieperiode vielen. Zij bespraken alleen de planning en het proces. De werkgever vroeg niet wat David op reis ging doen, welke klachten hij had of waarom reizen volgens hem wel mogelijk was.

3. 3Bij echte twijfel functioneel advies vragen

   Er bleek geen nieuwe medische vraag te zijn en er stonden geen afspraken met de bedrijfsarts in de vakantieperiode. Daarom was aanvullend advies in deze casus niet nodig. Als een voorgenomen reis mogelijk botst met een actueel advies of een noodzakelijke re-integratiestap, kan de werkgever de bedrijfsarts om functioneel advies vragen zonder medische details op te vragen.

4. 4Besluit en hervatting schriftelijk vastleggen

   De werkgever keurde de tien vakantiedagen schriftelijk goed. Hij bevestigde dat de dagen als vakantie werden geregistreerd, dat tijdens die dagen het volledige loon gold en dat de aangepaste werkmomenten tijdelijk vervielen. Ook legden zij vast wanneer het eerste contact en werkmoment na terugkomst plaatsvonden.

Het gesprek ging over het verlofverzoek en de praktische gevolgen voor het traject — niet over de diagnose of over de vraag of David “ziek genoeg” was.

Dit zijn voorbeelden van mogelijke gespreksvoering. Controleer altijd de toepasselijke cao, arbeidsovereenkomst, het verzuimprotocol en de concrete re-integratieafspraken. Vraag bij juridische of medische twijfel passend deskundig advies.

De vakantie werd goedgekeurd zonder dat David zich hersteld hoefde te melden of medische uitleg hoefde te geven. De tien dagen werden correct als vakantie geregistreerd en de loonadministratie wist dat tijdens de opgenomen vakantiedagen het volledige loon gold. De twee aangepaste werkmomenten en het voortgangsgesprek werden vooraf verplaatst. Op de eerste werkdag na terugkomst bespraken David en zijn leidinggevende kort of het bestaande schema nog uitvoerbaar was. Er was geen nieuw advies en David hervatte de afgesproken drie korte werkmomenten per week. Het resultaat was geen versnelde re-integratie. Wel voorkwam de werkgever een onnodig conflict en bleef duidelijk wat vakantie was, wat ziekte was en welke afspraken na terugkomst doorgingen.

• Het verlofverzoek werd beoordeeld zonder conclusies over de ziekte.
• De vakantiedagen en het volledige vakantieloon werden correct verwerkt.
• Lopende afspraken werden vóór vertrek verplaatst.
• David hoefde geen medische informatie te delen.
• De re-integratie werd na terugkomst volgens afspraak hervat.

• Trek uit een vakantieverzoek geen conclusie over de belastbaarheid of herstelmelding.
• Leg toestemming, vakantiedagen, loon, bereikbaarheid en gemiste afspraken vooraf helder vast.
• Plan vóór vertrek hoe en wanneer de re-integratie na de vakantie wordt hervat.

Ook tijdens ziekte heeft een werknemer recht op vakantie en is toestemming van de werkgever nodig. Tijdens opgenomen vakantiedagen geldt volledig loon. Werkgever en werknemer blijven daarnaast verantwoordelijk voor zorgvuldige re-integratieafspraken. Welke aanvullende regels gelden, kan afhangen van cao, arbeidsovereenkomst, verzuimprotocol en een eventuele uitkeringssituatie.

Ontvang je een vakantieverzoek van een zieke medewerker? Behandel het niet als een verkapte beoordeling van de ziekte.

• Controleer de verlofdata, het saldo en de toepasselijke verlofregels.
• Breng in kaart welke werkmomenten, consulten of evaluaties in de vakantie vallen.
• Bespreek alleen de praktische gevolgen en vraag geen medische details.
• Leg toestemming, registratie, loon en het eerste moment na terugkomst schriftelijk vast.
• Vraag functioneel advies aan de bedrijfsarts of juridisch advies als het verzoek botst met concrete afspraken of bijzondere regels.