De medewerker verscheen niet bij de bedrijfsarts — zo hield de werkgever de re-integratie op koers

Een drukkerij met 26 medewerkers heeft een magazijncoördinator, in dit verhaal “Sven”. Hij is zeven weken ziek. Het contact met zijn leidinggevende is vriendelijk en meestal kort. Zij spreken af dat Sven bereikbaar blijft en dat de arbodienst de volgende formele stappen begeleidt. De werkgever meldt Sven tijdig aan bij de arbodienst. De arbodienst plant een afspraak met de bedrijfsarts voor de probleemanalyse. De uitnodiging wordt per e-mail verstuurd. De leidinggevende ziet in het werkgeversportaal dat de afspraak is gepland, maar bespreekt datum, tijd en vorm niet meer rechtstreeks met Sven. Kort na het geplande tijdstip meldt de arbodienst dat Sven niet is verschenen. Er zijn bovendien kosten aan de gemiste afspraak verbonden. De leidinggevende concludeert dat Sven zijn re-integratie niet serieus neemt en begint aan een strenge e-mail.

De gemiste afspraak was relevant en vroeg om snelle opvolging. Toch wist de werkgever nog niet wat er precies was gebeurd. Bij telefonisch contact bleek dat Sven de uitnodiging wel had ontvangen, maar ervan uitging dat de bedrijfsarts hem zou bellen. In de uitnodiging stond dat het om een bezoek op locatie ging. Sven had die praktische informatie te vluchtig gelezen en de afspraak niet bevestigd. Dat nam zijn eigen verantwoordelijkheid niet weg. Tegelijkertijd zag de werkgever dat de afspraak in het proces alleen administratief was doorgezet. Niemand had gecontroleerd of datum, tijd, locatie en verwachting voor beide partijen duidelijk waren.

De HR-generalist stelde voor om de conceptwaarschuwing nog niet te versturen. Eerst werden de feiten gecontroleerd en werd een nieuwe afspraak georganiseerd.

1. 1Feiten controleren

   De werkgever vroeg de arbodienst wanneer en via welk kanaal de uitnodiging was verstuurd, wat daarin stond en of Sven de afspraak had bevestigd. Hij legde alleen procesinformatie vast en vroeg niet naar een medische reden voor het missen van de afspraak.

2. 2De medewerker dezelfde dag spreken

   De leidinggevende benoemde feitelijk dat de afspraak niet was doorgegaan. Hij vroeg of de uitnodiging was ontvangen en of duidelijk was waar en hoe het gesprek zou plaatsvinden. Ook legde hij uit waarom tijdige begeleiding door de bedrijfsarts nodig is voor passende vervolgstappen.

3. 3Meteen een nieuwe afspraak regelen

   De arbodienst bood binnen een week een nieuw moment aan. Sven bevestigde datum, tijd, locatie en contactvorm schriftelijk. De werkgever legde vast wie contact opneemt als een uitnodiging of herinnering niet duidelijk is.

4. 4Verantwoordelijkheden expliciet maken

   Werkgever en Sven spraken af dat zij beiden actief controleren of belangrijke afspraken duidelijk zijn. Sven blijft bereikbaar, leest uitnodigingen volledig en meldt praktische belemmeringen tijdig. De werkgever zorgt voor een herkenbare contactpersoon en een heldere bevestiging.

5. 5Zorgvuldig documenteren zonder direct te sanctioneren

   De gemiste afspraak, de toelichting, de nieuwe afspraak en de gemaakte procesafspraken werden zakelijk vastgelegd. De werkgever sprak af dat een volgende gemiste afspraak opnieuw direct wordt besproken. Eventuele verdere stappen worden pas beoordeeld aan de hand van de concrete omstandigheden, het verzuimprotocol en passend deskundig of juridisch advies.

Het gesprek ging over de gemiste afspraak, bereikbaarheid, praktische duidelijkheid en de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het proces — niet over de medische oorzaak van het verzuim.

Dit zijn voorbeelden van mogelijke gespreksvoering. De juiste aanpak hangt af van de concrete omstandigheden, het verzuimprotocol en de afspraken met de arbodienst.

De nieuwe afspraak vond een week later plaats. De bedrijfsarts kon vervolgens de gebruikelijke advisering voor de re-integratie verzorgen. Werkgever en Sven bespraken daarna samen welke vervolgstappen nodig waren en legden die volgens het bestaande proces vast. Het belangrijkste resultaat was niet dat de gemiste afspraak werd weggepoetst. De werkgever reageerde tijdig én proportioneel: het incident werd serieus genomen, zonder intenties in te vullen of direct met een sanctie te beginnen.

• De vervolgafspraak kreeg een schriftelijke bevestiging van datum, tijd, locatie en contactvorm.
• Sven wist bij wie hij terechtkon als een uitnodiging onduidelijk was.
• De werkgever legde procesafspraken vast zonder medische informatie op te nemen.
• De arbodienst en werkgever sloten hun communicatie beter op elkaar aan.
• De re-integratie liep slechts beperkt vertraging op en het contact bleef werkbaar.

• Controleer eerst uitnodiging, kanaal, bevestiging en praktische duidelijkheid voordat je conclusies trekt over de intentie van de medewerker.
• Bespreek de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor bereikbaarheid en afspraken, zonder naar diagnose, behandeling of andere medische informatie te vragen.
• Leg het incident en de vervolgafspraken zakelijk vast en laat mogelijke arbeidsrechtelijke gevolgen altijd afhangen van de concrete omstandigheden en deskundig advies.

Werkgever en werknemer zijn samen verantwoordelijk voor re-integratie en worden daarbij ondersteund door de bedrijfsarts. Een zorgvuldige reactie combineert daarom duidelijkheid over afspraken met respect voor privacy en een proportionele beoordeling van wat er is gebeurd.

Is een afspraak met de bedrijfsarts gemist? Handel dezelfde dag, maar sla de feitencontrole niet over.

• Vraag de arbodienst wanneer, hoe en met welke praktische informatie de uitnodiging is verstuurd.
• Neem contact op met de medewerker en bespreek uitsluitend wat er rond ontvangst, bereikbaarheid en afspraakvorm is misgegaan.
• Plan direct een nieuw moment en laat datum, tijd, locatie en contactvorm schriftelijk bevestigen.
• Leg de gemiste afspraak en de nieuwe procesafspraken feitelijk vast, zonder medische gegevens.
• Overweeg pas verdere stappen na beoordeling van de omstandigheden, het verzuimprotocol en passend deskundig of juridisch advies.